일이 저절로 굴러가는 팀 세팅 방법

새로운 시작은 언제나 막막함과 설렘이 공존합니다. 그러나 초보 팀장에게 새로운 팀을 이끈다는 건 막막함이 조금 더 앞설지도 모르겠어요. 황무지에 새로운 도시를 건설하듯, 모든 규칙과 방법을 새롭게 다져가는 과정이 필요하니까요. 게다가 리더로서 경험치도 부족하니 무엇부터 시작해야 할지 감도 잡히지 않고요.

그러나 팀 세팅 단계야말로 훌륭한 팀장이 되기 위한 좋은 기회예요. 초기에 함께 기반을 다져 놓으면 기름칠 잘 된 기계처럼 팀이 저절로 잘 굴러갈 수 있거든요. 아무것도 정해지지 않은 상태에서 팀원들과 정한 약속 하나하나가 훗날 팀을 튼튼하게 만드는 양분이 될 겁니다. 이번 <팀장 완벽 적응 가이드>에서는 팀 세팅 단계에서 다져놔야 할 것을 3가지로 정리해 봤어요. 초보 팀장이라면 팀 세팅 단계에서 아래 내용을 살펴보고 하나씩 우리 팀만의 규칙을 만들어 보세요.

지난 시간에 팀장의 진짜 역할을 알아보며 ‘팀의 목표를 설계하는 2가지 원칙’을 살펴봤어요. 목표를 정할 때 ①회사의 목표와 일치해야 하고 ②팀원 개개인의 업무 역할로 이어져야 한다고 했는데요. 팀 세팅 초기에 목표를 설정할 땐 이 두 가지를 전제로 하면서, 무엇보다 목표에 대한 합의가 이뤄지는 게 중요해요. 

회사의 목표와 일치하고, 개인의 역할로 이어진다고 해도 이것이 지나치게 이상적이어서 팀원들이 공감할 수 없거나, 팀원들이 팀의 목표라고 납득할 수 없다면 모두가 한 방향, 한 마음으로 나아갈 수 없으니까요. 팀장이 일방적으로 팀원들에게 목표를 강요하기 보다, 충분한 대화와 논의를 통해 목표를 맞춰나가는 과정을 함께 거치는 것이 중요해요. 

예시 상황을 살펴볼게요. 팀이 만들어지면 회사 안에서 팀이 맡은 역할이 분명히 있을 거예요. 예를 들어 마케팅팀에서는 회사의 서비스를 널리 알리는데 집중할 겁니다. 이때 역할의 수행 정도를 파악하기 위해 팀의 목표를 설정할 텐데요. 회사가 마케팅팀의 주요 목표를 ‘월간이용자수’를 늘리는 것으로 정하려 했을 때, 어떤 팀원은 이용자수가 아닌 ‘판매량’을 중요한 목표라고 생각할 수도 있어요. 또 ‘매출액’이 중요하다는 직원도 있을 수도 있고요.

이런 생각의 다름을 조율하는 게 팀장의 역할입니다. 팀의 역할에 대해 전체적인 그림을 그리고, 가장 적절한 목표로 합의할 수 있도록 대화를 이끌어야 하죠. 각자의 의견을 묻되, 회사의 성장과도 연결된 목표여야 하고요. 만약 대화를 통해서 새로 도출된 목표가 적합하다고 판단된다면, 회사와 팀원들의 의견 사이에서 합의점을 정리하는 것도 팀장이 해야 할 일이에요.

목표가 실현 불가능하거나 팀원 개개인이 필요성을 느끼지 못한다면 팀원들은 일에서 의미를 찾기 힘들 겁니다. 따라서 팀 초기 단계에서는 △회사라는 조직 속에서 팀의 역할을 큰 그림으로 그리고 △목표를 함께 설정하고 합의하며 △정해진 목표에 대해 팀원들이 같은 생각과 관점으로 받아들일 수 있도록 이끌어 주세요.

목표를 함께 설정했다면 이제 실무에서 손발을 맞출 차례예요. 사실 일하는 방법에 정답은 없을 겁니다. 회사 안에서도 팀마다 일하는 방식이 다를 수 있고요. 천편일률로 정할 수 없는 건, 팀마다 하는 일과 다루는 내용이 다르고, 그것에 맞게 적합한 방식을 선택해야 최대의 성과를 낼 수 있기 때문이에요. 우리 팀은 어떻게 일할 때 가장 큰 성과를 만들 수 있을까 고민해 보세요. 다음은 팀원들과 초기 단계에 함께 정해볼 것들이에요.

✅ 보고하고 피드백하는 방식

일이 진행되면 보고와 피드백은 빼놓을 수 없는 단계입니다. 그러나 너무 잦은 보고와 규칙 없는 피드백은 일이 비효율적으로 진행되는 요인이 될 수 있어요. 팀장의 경우 팀 관리와 실무 사이에서 균형을 잘 잡아야 하는데, 실무에 집중할 시간이 없을 수도 있고요. 반대로 중간 보고에 대한 약속이 없으면, 잘못된 방향으로 일을 마무리 짓고 시간 낭비를 할 수도 있어요.

이런 불상사를 막기 위해서는 이런 것들을 약속해 볼 수 있을 텐데요. △중간 보고는 어떤 단계마다 할지 △최종 완성본은 어떤 방식으로 어디에 공유할지 △팀장과 팀원 간 피드백은 언제 어떻게 줄지 등 우리 팀만의 보고와 피드백 약속을 정하면 좋을 거예요. 또 처음부터 완벽한 방식을 찾으려 하기보단, 직접 일에 적용해 보면서 팀원들과 함께 더 좋은 방식으로 수정해 나가면 좋겠죠?

✅ 회의 방식

팀을 운영하며 빼놓을 수 없는 일이 바로 회의입니다. 팀의 성격에 따라 모여서 회의를 하는 방식도 다양한데요. 매일 아침 10분간의 짧은 미팅을 통해 매일 일의 진행 정도를 체크하는 방법도 있고, 일주일에 딱 1번 일을 보고하고 피드백을 나누는 시간을 가질 수도 있어요.

이때 중요한 건 팀이 맡은 일의 성격에 따라 필요한 회의 방식이 다르다는 거예요. 한 개의 일이 마무리 될 때까지 몇 주가 걸리는 일을 하는 팀에서 매일 회의하는 건 오히려 시간낭비일 수 있다는 거죠. 팀이 하는 일의 속도에 맞는 회의 주기와 방식을 정해보세요.

또 ‘회의 후에 각자 할 일을 반드시 정리한다’ ‘회의록은 어디에 어떻게 작성한다’처럼 의미 있는 회의 시간을 만들도록 우리 팀만의 회의 규칙을 세우는 작업이 필요해요.


✅개개인의 역할과 협업하는 방식

같은 팀 내에 같은 일을 하는 동료가 있을 수도, 직무가 다르지만 같은 팀에서 같은 목표로 일하는 동료도 있을 거예요. 누구와 어떻게 일하든 팀 안에서 각자의 역할을 분명하게 정하고 일하면, 훗날 불필요한 잡음이나 책임 회피 없이 완성도 있는 성과를 만들 수 있어요.

가령 같은 직무라고 해도 각자의 강점에 따라 조금 더 집중해야 할 내용이 다를 수 있잖아요. 초보 리더가 자주 하는 실수(보러가기)에서 배운 내용처럼 A업무를 잘하는 사람에게 B업무를 맡기면 개인으로서도, 팀으로서도 일의 효율이 떨어지거든요. 팀장은 사전에 1on1을 통해 각자의 장점과 욕구를 파악하고, 개개인이 어떤 일에 집중할지 협의한다면 일의 몰입도와 성과를 높일 수 있을 거예요.

또 여러 직무가 뒤섞여 협업이 자주 이뤄지는 팀이라면 협업 규칙을 정할 필요가 있어요. 예를 들어 기획자와 디자이너와 마케터가 함께 뉴스레터를 만든다면? 어느 단계까지 누가 담당하고, 디자이너에게 디자인 가안은 어떻게 주며, 최종 마무리와 결과 분석은 누가 할지 협업 방식을 정할 필요가 있겠죠. 이처럼 불필요한 단계를 줄이고, 완성도 높은 결과물을 내기 위해 각자의 역할을 사전에 약속하세요.

마지막으로 협업 툴에 대한 약속도 사전에 필요해요. 사소한 부분일 수 있겠지만, 약속 없이 협업툴을 사용하면 각자가 편한 방식대로 사용하게 되거든요. 규칙 없이 기록이 쌓이면 업무에 혼선이 생기거나, 일의 진행 상황을 효과적으로 파악할 수 없겠죠.

모든 팀에서 공통적으로 정해볼 수 있는 건 △팀 일정은 어떤 툴의 달력에 기록해 놓을지 △개인별 업무는 어디에 기록할지 △팀의 전체적인 프로젝트 진행 상황은 어디에 기록할지 미리 생각해 볼 수 있어요.

대중적으로 잘 알려진 협업 툴은 구글 워크스페이스, 노션, 먼데이닷컴 등이 있는데요. 회사에서 정한 업무 툴뿐만 아니라 팀원들과 함께 여러 가지를 다뤄보고 업무에 가장 편한 방법을 함께 정하는 시간을 가져보세요.

또 메신저를 사용한 커뮤니케이션 방식에서도 약속이 필요해요. 어떤 내용을 메신저로 공유할 것인지, 어떤 내용은 개인적으로 보내야 할지, 메일에서 참조나 숨은참조를 해야 할 때는 어떤 경우인지 등을 미리 생각해보면 커뮤니케이션 실수를 방지할 수 있을 겁니다.

오늘 <팀·완·가>에서는 일이 저절로 잘 진행되기 위해 필요한, 팀 초기 세팅 방법을 함께 고민해 봤어요. 사실 팀 세팅과 일하는 방식에 정답은 없을 거예요. 다만 중요한 건 무엇보다 팀장 혼자서가 아닌, 팀원들과 소통하며 합의를 통해 우리에게 적합한 최선의 방법을 찾아 나가는 것 아닐까 싶어요. 앞으로도 팀장 역할을 배운 적 없는, 초보 팀장들을 위하여 <팀·완·가>가 꾸준히 찾아올게요. 다음 주를 기대해 주세요!

장경림 기자 [email protected]

⭐<팀장 완벽 적응 가이드>는 연재중⭐

1. 팀장의 진짜 역할은 무엇일까?
2. 일이 저절로 굴러가는 팀 세팅 방법
3. 매주 연재중! 다음 주제는 무엇?

⭐<낀세대 완벽 적응 가이드> 지난화 보기⭐

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